Documentation Staff là nhân viên chứng từ. Vị trí này có vai trò vô cùng quan trọng đối với các công ty Logistics hiện nay. Tuy nhiên hiện vẫn có nhiều người vẫn chưa hiểu rõ Documentation Staff là gì? Cần làm những công việc gì? Những kỹ năng cần thiết để trở thành một nhân viên chứng từ là gì? Hãy cùng Vận chuyển Lào Việt khám phá ngay trong bài viết này nhé!
Nội Dung
Documentation Staff là gì?
Documentation Staff là nhân viên chứng từ trong các công ty Logistics. Những nhân viên chứng từ sẽ làm việc với các loại giấy tờ, chứng từ có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá như giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá, bộ chứng từ khai quan, phát hành D/O, truyền manifest, bill of lading,…
>>>>XEM THÊM: Trade balance là gì?
Documentation Staff sẽ làm những việc gì?
Tuỳ vào quy mô của từng công ty mà mô tả công việc của vị trí nhân viên chứng từ có chút khác biệt. Tuy nhiên, về cơ bản thì vị trí này sẽ đều phải làm những công việc sau:
- Chuẩn bị hồ sơ khai quan
Nhân viên chứng từ sẽ phải liên hệ và yêu cầu khách hàng cung cấp các giấy tờ như: hoá đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá, Packing list, hợp đồng mua bán và những giấy tờ khác có liên quan.
- Khai quan điện tử
Nhân viên chứng từ sau khi đã có đầy đủ các giấy tờ cần thiết thì sẽ thực hiện lên tờ khai trên phần mềm VNACCS, in tờ khai đã được duyệt và gộp với bộ chứng từ để đưa cho nhân viên giao nhận (nhân viên hiện trường) đến chi cục hải quan xử lý trực tiếp.
- Phát hành B/L
Hàng hoá sau khi được giao thành công lên tàu thì nhân viên chứng từ phải phát hành B/L cho shipper (người gửi hàng).
- Làm công bố ATTP
Liên hệ với khách hàng để lấy mẫu và các giấy tờ cần thiết. Tiến hành khai báo lên hệ thống VFA. Sau đó nhân viên chứng từ sẽ giao mẫu lấy được từ khách hàng cho nhân viên giao nhận (nhân viên hiện trường) để đi đăng ký kiểm tra và thẩm định mẫu. Sau khi có kết quả thì gửi giấy chúng nhận cho nhân viên giao nhận để thông quan hàng.
- Xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O)
Nhân viên chứng từ có trách nhiệm liên hệ với khách hàng và yêu cầu cung cấp các giấy tờ cần thiết để thực hiện việc xin C/O. Sau đó try cập vào hệ thống ECOSY để khai C/O. Hồ sơ sau khi đã được chuẩn bị đủ thì tiến hành giao cho nhân viên giao nhận ( nhân viên hiện trường) đến VCCI để nộp.
- Khai E-manifest
Nhân viên chứng từ sẽ phải tiến hành khai manifest trên hệ thống khi có thông báo từ coloader hoặc hãng tàu. Trong trường hợp phát hiện manifest có sai sót sau khi đã upload lên hệ thống thì phải thực hiện điều chỉnh ngay để đảm bảo rằng các thông tin khớp với những chứng từ liên quan.
Ngoài những công việc trên thì nhân viên chứng từ cần thực hiện những công việc khác như: lưu trữ hồ sơ, theo dõi quá trình vận chuyển, thanh toán quốc tế, thông báo hàng đến và giao hàng,…
Nhân viên chứng từ cần có những kỹ năng gì?
Để có thể trở thành một nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu thì bạn cần có những kỹ năng sau đây:
- Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề: Trong quá trình vận chuyển hàng hóa thường phát sinh rất nhiều vấn đề. Do đó, nhân viên chứng từ cần bình tĩnh phân tích thật kỹ các vấn đề để đưa ra phương án giải quyết hợp lý và ít thiệt hại nhất cho công ty và khách hàng.
- Kỹ năng quản lý chứng từ: Nhân viên chứng từ cần sắp xếp và quản lý các loại chứng từ cần thiết thật kỹ càng để tránh thiếu sót khi trình giấy tờ cho hải quan kiểm tra.
- Kỹ năng sử dụng máy tính: Bạn cần sử dụng thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm liên quan để giải quyết công việc.
- Kỹ năng quản lý thời gian: Có thể nói, đây là kỹ năng vô cùng quan trọng đối với một nhân viên chứng từ. Bởi việc sắp xếp khoảng thời gian hợp lý để hoàn tất các giấy tờ, thủ tục giúp hàng hóa được vận chuyển đến nơi đúng hẹn và tránh các chi phí phát sinh gây thiệt hại cho hai bên.
- Kỹ năng ngoại ngữ: Nhân viên chứng từ thường làm trong môi trường quốc tế nên việc đọc hiểu và nói được tiếng Anh, tiếng Trung và các ngôn ngữ khác là rất cần thiết.
Trên đây là toàn bộ những thông tin cần thiết để trả lời câu hỏi Documentation Staff là gì? Nếu bạn thấy bài viết hữu ích thì hãy theo dõi website vanchuyenlaoviet.com để khám phá thêm nhiều bài viết khác nhé!
>>>>CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM: Thuật ngữ thông dụng trong ngành Logistics
- Hàng Thái Lan có tốt không? Mặt hàng Thái Lan bán chạy nhất - 12/12/2024
- Vận chuyển hàng từ Hà Nội đi Bangkok Thái Lan - 10/12/2024
- Gửi gạch lát, gạch men đi Campuchia NHANH CHÓNG - 10/12/2024
