Documentation Staff là gì? Liệu mức lương có cao không?

documentation-staff-la-gi-muc-luong-cao-khong-vanchuyenlaoviet

Documentation Staff (nhân viên chứng từ) là vị trí vô cùng quan trọng đối với các công ty Logistics hiện nay. Tuy nhiên hiện vẫn có nhiều người vẫn chưa biết Documentation Staff là gì? Mức lương bao nhiêu? Cần làm những công việc gì? Những kỹ năng cần thiết để trở thành một nhân viên chứng từ là gì? Hãy cùng Vận chuyển Lào Việt khám phá ngay trong bài viết này nhé!

Documentation Staff là gì?

documentation-staff-la-gi-vanchuyenlaoviet

Documentation Staff (Nhân viên chứng từ) là vị trí công việc không thể thiếu trong các công ty Logistics hiện nay. Những nhân viên chứng từ sẽ làm việc với các loại giấy tờ, chứng từ có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá của các doanh nghiệp như giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá, bộ chứng từ khai quan, phát hành D/O, truyền manifest, bill of lading,…

>>>>XEM THÊM: Trade balance là gì?

Thu nhập của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

thu-nhap-cua-nhan-vien-chung-tu-xuat-nhap-khau-vanchuyenlaoviet

Tuỳ vào kinh nghiệm và địa điểm làm việc mà mức lương của vị trí nhân viên chúng từ sẽ khác nhau. Vì vậy, rất khó để có thể nói chính xác mức lương của vị trí nhân viên chứng từ hiện nay. Theo như kinh nghiệm tuyển dụng tại công ty Vận chuyển Lào Việt thì khoảng lương trung bình của vị trí này sẽ từ 7.000.000 – 22.500.000 đồng /tháng.

Những mảng công việc được phân công của Documentation Staff 

nhung-mang-cong-viec-cua-documentation-staff-vanchuyenlaoviet

Hiện nay vị trí nhân viên chứng từ sẽ được chia thành những mảng khác nhau, có thể kể đến như:

  • Chứng từ hàng air xuất/nhập
  • Chứng từ thanh toán quốc tế
  • Chứng từ khai báo và thủ tục hải quan
  • Chứng từ cước – logistics.
  • Chứng từ hàng sea xuất/nhập

Documentation Staff sẽ làm những việc gì?

documentation-staff-se-lam-nhung-viec-gi-vanchuyenlaoviet

Tuỳ vào quy mô của từng công ty mà mô tả công việc của vị trí nhân viên chứng từ có chút khác biệt. Tuy nhiên, về cơ bản thì vị trí này sẽ đều phải làm những công việc sau:

  • Chuẩn bị hồ sơ khai quan

Nhân viên chứng từ sẽ phải liên hệ và yêu cầu khách hàng cung cấp các giấy tờ như: hoá đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá, Packing list, hợp đồng mua bán và những giấy tờ khác có liên quan.

  • Khai quan điện tử

Nhân viên chứng từ sau khi đã có đầy đủ các giấy tờ cần thiết thì sẽ thực hiện lên tờ khai trên phần mềm VNACCS, in tờ khai đã được duyệt và gộp với bộ chứng từ để đưa cho nhân viên giao nhận (nhân viên hiện trường) đến chi cục hải quan xử lý trực tiếp.

  • Phát hành B/L

Hàng hoá sau khi được giao thành công lên tàu thì nhân viên chứng từ phải phát hành B/L cho shipper (người gửi hàng).

  • Làm công bố ATTP

Liên hệ với khách hàng để lấy mẫu và các giấy tờ cần thiết. Tiến hành khai báo lên hệ thống VFA. Sau đó nhân viên chứng từ sẽ giao mẫu lấy được từ khách hàng cho nhân viên giao nhận (nhân viên hiện trường) để đi đăng ký kiểm tra và thẩm định mẫu. Sau khi có kết quả thì gửi giấy chúng nhận cho nhân viên giao nhận để thông quan hàng.

  • Xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O)

Nhân viên chứng từ có trách nhiệm liên hệ với khách hàng và yêu cầu cung cấp các giấy tờ cần thiết để thực hiện việc xin C/O. Sau đó try cập vào hệ thống ECOSY để khai C/O. Hồ sơ sau khi đã được chuẩn bị đủ thì tiến hành giao cho nhân viên giao nhận ( nhân viên hiện trường) đến VCCI để nộp.

  • Khai E-manifest

Nhân viên chứng từ sẽ phải tiến hành khai manifest trên hệ thống khi có thông báo từ coloader hoặc hãng tàu. Trong trường hợp phát hiện manifest có sai sót sau khi đã upload lên hệ thống thì phải thực hiện điều chỉnh ngay để đảm bảo rằng các thông tin khớp với những chứng từ liên quan.

Ngoài những công việc trên thì nhân viên chứng từ cần thực hiện những công việc khác như: lưu trữ hồ sơ, theo dõi quá trình vận chuyển, thanh toán quốc tế, thông báo hàng đến và giao hàng,…

Khó khăn thường gặp phải của Documentation Staff

kho-khan-thuong-gap-phai-cua-documentation-staff-vanchuyenlaoviet

Dưới đây là nhưng khó khăn thử thách của vị trí nhân viên chứng từ thường gặp phải bạn có thể tham khảo:

  • Những quy định hải quan và luật pháp thay đổi: Những quy định hải quan thường hay thay đổi nên nhân viên chứng từ cần cập nhật thường xuyên và nắm bắt kịp thời những thay đổi để tránh vi phạm luật.
  • Phụ thuộc đối tác: Có thể nói nhân viên chứng từ và đối tác (đơn vị vận tải, đối tác thương mại,…) có mối quan hệ rất chặt chẽ. Do đó, quá trình xuất nhập khẩu hàng hoá có thể bị ảnh hưởng nếu đối tác gặp sự cố.
  • Thông tin trên các giấy tờ không đồng bộ: Nếu thông tin trên các giấy tờ không giống nhau thì quá trình thông quan hàng hoá có thể bị trì hoãn và làm chậm tiến độ vận chuyển.
  • Áp lực về thời gian: Nhân viên chứng từ cần thực hiện hoàn tất các thủ tục đúng hạn để hàng hoá được vận chuyển theo đúng lịch trình.
  • Dễ xảy ra xung đột: Trong quá trình vận chuyển có thể xảy ra rất nhiều xung đột về hàng hoá, thông tin hàng. Do đó, nhân viên chứng từ cần có khả năng giải quyết xung đột tốt để khách hàng tin tưởng và duy trì mối quan hệ lâu dài với doanh nghiệp.

Nhân viên chứng từ cần có những kỹ năng gì?

nhan-vien-chung-tu-can-co-nhung-ky-nang-gi-vanchuyenlaoviet

Để có thể trở thành một nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu thì bạn cần có những kỹ năng sau đây:

  • Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề: Trong quá trình vận chuyển hàng hóa thường phát sinh rất nhiều vấn đề. Do đó, nhân viên chứng từ cần bình tĩnh phân tích thật kỹ các vấn đề để đưa ra phương án giải quyết hợp lý và ít thiệt hại nhất cho công ty và khách hàng.
  • Kỹ năng quản lý chứng từ: Nhân viên chứng từ cần sắp xếp và quản lý các loại chứng từ cần thiết thật kỹ càng để tránh thiếu sót khi trình giấy tờ cho hải quan kiểm tra.
  • Kỹ năng sử dụng máy tính: Bạn cần sử dụng thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm liên quan để giải quyết công việc.
  • Kỹ năng quản lý thời gian: Có thể nói, đây là kỹ năng vô cùng quan trọng đối với một nhân viên chứng từ. Bởi việc sắp xếp khoảng thời gian hợp lý để hoàn tất các giấy tờ, thủ tục giúp hàng hóa được vận chuyển đến nơi đúng hẹn và tránh các chi phí phát sinh gây thiệt hại cho hai bên.
  • Kỹ năng ngoại ngữ: Nhân viên chứng từ thường làm trong môi trường quốc tế nên việc đọc hiểu và nói được tiếng Anh, tiếng Trung và các ngôn ngữ khác là rất cần thiết.

Trên đây là toàn bộ những thông tin cần thiết để trả lời câu hỏi Documentation Staff là gì? Nếu bạn thấy bài viết hữu ích thì hãy theo dõi website vanchuyenlaoviet.com để khám phá thêm nhiều bài viết khác nhé!

>>>>CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM: Thuật ngữ thông dụng trong ngành Logistics

5/5 - (1 bình chọn)
Đặng Nguyên